Columns
-1
archive,category,category-columns,category-146,bridge-core-1.0.4,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-18.0.8,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,qode_advanced_footer_responsive_1000,wpb-js-composer js-comp-ver-6.2.0,vc_responsive
 

Columns

N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Graag zelfs, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse*. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.

Dit kan natuurlijk van alles zijn. Een jubilaris in het zonnetje zetten, een ontbijt of lunch voor de afdeling, een teamuitje, een bedrijfsbrede presentatie of een productpresentatie, de opening van het nieuwe pand, een vergadering van de RvB met aanvullend programma, een bedrijfsfeest en nog veel meer.

Het begint met de vragen Wat? Voor wie? Wanneer? Waar? En sinds Corona ook de vraag Hoe?

De antwoorden zijn de basis voor een draaiboek(je) en vervolgens specificeer je de antwoorden steeds verder. Sinds we te maken hebben met Corona zijn er natuurlijk heel andere spelregels bij gekomen en voorlopig worden de meeste specials of evenementen digitaal gehouden.

Zo krijgt het programma steeds meer vorm en wordt het steeds duidelijker wie (en wat) er verder nodig zijn.

Het is heel eenvoudig om samen te werken met externe partijen (denk locaties, catering, entertainment, goodiebags etc.) omdat er veel wordt georganiseerd en er heel veel mogelijkheden zijn om iets moois te organiseren.

Evenementen organiseren was altijd al onderdeel van het takenpakket van de secretaresse. Tijdens mijn opleiding was dit zelfs een uitgebreide module. Sinds een jaar of 15 is – overgewaaid uit Amerika – de evenementenbranche opgekomen en een zelfstandige tak van sport geworden. Maar natuurlijk kan een secretaresse met organisatietalent heel goed zelfstandig iets bijzonders organiseren (als ze tijd en middelen krijgt).

In verschillende banen/opdrachten heb ik gemerkt dat (gek genoeg 😉) niet elke secretaresse organiseren net zo leuk vindt als ik. Dat is prima want zo kunnen we ons als secretaresse specialiseren in de richting die ons het meest aantrekt. Of dat nou HR, ICT, financiën, organiseren, communicatie, facilitaire zaken of notuleren is of iets anders.

Wel moet ik bekennen: op mijn lijstje staat nog een actiepunt dat ik een beetje voor me uit heb geschoven. (Maar dat komt alleen maar omdat ik zoveel plezier heb in zelf een draaiboek of handboek opzetten in Word en Excel.) To do: me meer gaan verdiepen in de softwarematige mogelijkheden voor draaiboeken. Er gaat vast weer een heel nieuwe wereld voor me open.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Wat dóet een Secretaresse* eigenlijk? Ja, ‘ontzorgen’. Jammer genoeg is ‘ontzorgen’ wat mij betreft het lelijkste woord in de Nederlandse taal. Helaas, want het is een ontzettend efficiënt woord en ik hou wel van efficiëntie.

“Als secretaresse wil ik ‘mijn’ directeur/manager ontzorgen.” Lees dit en iedereen weet wat er wordt bedoeld. “Ik ben servicegericht” heeft toch een heel andere associatie. Zeker als secretaresse en vooral in Nederland. Toch; de quote “True service comes from the heart.” is van Professor Robert Wennekes, de oprichter van The International Butler Academy. Voor TIBA is het hebben van een servicegerichte instelling juist een van de succesfactoren om, op het hoogste niveau (hun marktsegment), een goede butler te zijn. Butlers ontlenen juist status aan servicegericht zijn.

‘Proactief’ dan? Ja, dát is een mooi woord. Maar “ik ben een proactieve secretaresse” zegt niet zo veel over wat die secretaresse dan dóet. Terwijl, bijvoorbeeld, elke ervaren secretaresse weet: vanaf ongeveer de derde week van november begin je aan de planning voor het komende jaar. Zo bouw je het frame op waardoor je proactief kunt zijn. Je plant alle vaste vergaderingen en grote meetings in voor het komende jaar. Dat is de structuur waaraan je alle kleinere vergaderingen, jaargesprekken, bila’s en andere afspraken kunt hangen. Doordat alle reguliere vergaderingen en afspraken nu vastliggen kun je proactief werken. Je weet wanneer je zaken moet opstarten, je weet wanneer je druk bent met vaste taken. Je wordt niet compleet overvallen door ad-hoc klussen omdat je door je planning weet waar je ruimte kunt maken om ze af te handelen. En omdat je weet welke vergaderingen/evenementen/gebeurtenissen er aan komen, kun je op rustige momenten alvast informatie en stukken bij elkaar zoeken of opstellen. Of juist alvast andere klussen oppakken.

Angelique Branjes zegt het mooi in haar column op SecretaresseNet: “De proactieve secretaresse. Dat is zo vanzelfsprekend dat het bijna een pleonasme is. Vooruitdenken en alvast actie ondernemen, anticiperen op situaties, aan details denken waar nog niemand aan gedacht heeft… Proactief zijn is onze tweede natuur.”

Het is me wel helder: hoewel ik ‘ontzorg’ (jakkes), is ‘een proactieve secretaresse’ dat wat ik ben.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Begin april 2019 was de meest besproken vacature er een die in het FD stond. En zoveel aandacht lijkt me ontzettend goed voor een vacature. Nou is een vacature in het FD niet zo bijzonder, maar wat deze vacature bijzonder maakt is dat ze het resultaat is van ‘out-of-the-box’ denken. Want het is een ‘long copy’ (véél tekst). En het betreft een vacature voor een basisschooldirecteur, die dus niet in de Volkskrant staat (gebruikelijk medium voor die branche) maar in het FD. En: “bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar iemand zonder ervaring”. Ook dat is niet de gebruikelijke keuze in een sollicitatieprocedure.

Het gebeurt mij regelmatig (privé en zakelijk) dat ik van bedrijven en instanties te horen krijg: “Nee, ons systeem geeft aan dat dat niet kan”. Het is een zin die steeds vaker voorbijkomt. En met deze zin houdt alles op. Ook service. En goodwill. Herkenbaar?

Want al zouden mensen je (mij) wíllen helpen – of jij hen – het kan gewoonweg niet omdat die mogelijkheid niet is geprogrammeerd in het systeem. En volgens mij raken we daardoor steeds meer gewend aan de grenzen die ‘de systemen’ ons opleggen.

En verleren we daardoor misschien wel om iets verder te kijken. Om ‘out-of-the-box’ en proactief te denken. Om (binnen de wet natuurlijk) mogelijkheden te vinden voorbij een grens die ‘het systeem’ ons oplegt. Want die digitale systemen, die hebben we toch zelf ontwikkeld en ingevoerd. Om de kans op fouten te verkleinen, om zaken te vereenvoudigen en te standaardiseren. Met als doel ónszelf te helpen en niet andersom. Omdat mensen elkaar over het algemeen écht wel willen helpen, maar dat niet kunnen als het systeem “Nee” zegt.

Nu begrijp ik ineens waarom van mensen steeds vaker wordt gevraagd om ‘out-of-the-box’ te denken. Om proactief te werken. Waarom ‘service’ het nieuwe goud begint te worden. Toch zaken die voorheen heel gewoon waren, die standaard een deel van ons functioneren en werken waren. Omdat ménsen elkaar in principe best willen helpen als dat even kan.

Dus misschien is het goed om bij het bouwen of upgraden van ‘de systemen’ daarin menselijkheid mee te nemen. Zodat we allemaal wat meer ruimte krijgen in ons werk en meer verantwoordelijkheid kunnen nemen, als we willen. Zodat goodwill, enthousiasme en service weer onderdeel kunnen worden van ons werken en ons zijn. Of klinkt dat té ‘out-of-the box’? 😉

Beschikbaar voor een nieuwe Interim-opdracht (ZP-secretaresse), heb ik deze weken regelmatig gesprekken met mensen van binnen en buiten mijn netwerk. Dit zijn meestal erg leuke en inspirerende gesprekken! Wel valt mij iets op: mijn cv wordt blijkbaar anders gelezen dan hoe ik mijn banen en opdrachten heb gekozen en heb beleefd…

Bijvoorbeeld: secretaresse op het secretariaat van Brandweer Zwolle. Mijn motivatie: een organisatie die passie heeft voor het helpen van mens en dier. Hands on, praktisch. Mannen en vrouwen die moed tonen. En die met inzet van technische middelen en met passie voor het vak, heel daadkrachtig aan de slag gaan voor iedereen die dat nodig heeft. Maar recruiters en ondernemers lijken iets anders te lezen op mijn cv, namelijk: Brandweer = Gemeente/Overheid.

Ik zag die link niet maar hé, nooit te oud om te leren! Dus waarom zou een vaste baan bij een Gemeente niets voor mij kunnen zijn? Er kwam een heel interessante functie voorbij, dus waarom niet solliciteren? Ik kreeg de baan, was dolblij en… bleek totaal niet op mijn plek te zitten.

Een ander voorbeeld: enkele jaren geleden kreeg ik een geweldige kans om als projectsecretaresse het secretariaat op te zetten en te voeren voor een fenomenaal ICT-project: de ontvlechting van alle ICT bij een organisatie die ‘los ging van het moederbedrijf’. Mijn motivatie: er werd een heel nieuw ICT-landschap gebouwd voor de organisatie die ging verzelfstandigen. Geweldig project met een zelfstandige en uitdagende functie voor mij, enorm leuke en enthousiaste collega’s en geweldig resultaat! Maar recruiters en ondernemers zien blijkbaar alleen wáár dat alles plaatsvond en plakken het labeltje: “Financiële dienstverlening”. Of mijn volgende twee opdrachten. Een bij een organisatie met passie voor innovatie en ondernemerschap in ‘groene’ en duurzame projecten; ze ‘verbinden ecologie en economie op vernieuwende manier’. En een bij een organisatie met ‘verstand van financieren en hart voor monumenten’. Monumenten: het behoud, de architectuur, de innovatie.. Beide keren een bijzondere en inspirerende omgeving om in te werken, met collega’s met veel hart voor en verstand van hun vak. Maar ook hier lezen recruiters en ondernemers blijkbaar slechts “Financiële branche”. Terwijl dat labeltje volgens mij ook hier de lading lang niet dekt.

Er zijn meer ervaringen die mij verbazen. Een daarvan was een gesprek met een zakenvrouw van ongeveer mijn leeftijd. Ze runt een heel mooi bedrijf in een branche die mij erg inspireert, maar waar ik helaas nog niet veel opdrachtgevers in heb. Zij zocht een assistent en we hadden een leuk gesprek. Tot ze aan het eind opmerkte dat ze er bewondering voor had dat ik op mijn leeftijd de moed had om iets nieuws te proberen. En ik dacht: “Iets nieuws??? Dit is toch een gesprek voor een functie als assistent? Iets waarvoor ik ben opgeleid en waarin ik al veel ervaring heb? Goed, het is een bedrijfstak waarin ik tot nu toe nog beperkt ervaring heb, ok, maar een waar ik des te meer affiniteit mee heb… Labeltjes…

En dan is er het ‘carrière-uitstapje’ dat ik sinds september 2018 tijdelijk maak als (leerling) Barista. “Waarom?” Omdat ik gefascineerd ben door de hele koffiecultuur die is ontstaan en die blijft groeien. Waar men inmiddels aan de ‘3e koffiegolf’ toe is. Omdat ik óók zo’n La Marzocco wil kunnen bedienen. Omdat het leuk is direct contact te hebben met klanten en het ze naar de zin te maken. Omdat het een linkje is met mijn Italiaanse roots. Omdat ik mijn talen kan gebruiken, met al die internationale klanten die voor koffie komen. Maar: al is dit een érg leuk en uitdagend uitstapje (nieuwe skills leren, mezelf uitdagen); mijn expertise, mijn vak, dat is het secretariaat/- assisteren/PA. Een vak dat me goed past en dat ik leuk vind. En dat ik het allerliefst combineer met mijn interesses, want was het niet Confucius die zei: “Geef me werk dat bij me past en ik hoef nooit meer te werken”?

Ach, het is ook wel begrijpelijk: ik betrapte mezelf ook wel op ‘labeltjes plakken’. Dus nu vraag ik me af: het is eind februari. Is het te laat om goede voornemens aan te passen? In de detailhandel is cross selling al heel gebruikelijk. Wordt er ook steeds meer aan multidisciplinaire samenwerkingen gedaan. Is 2019 een goed jaar om ook op kantoor eens een blik te werpen buiten onze vertrouwde hokjes?! Voor wie durft: bij ‘over mij’ op deze website en op mijn LinkedIn-pagina geef ik een aantal van mijn interesses. Beroepsmatige en persoonlijke én op alfabetische volgorde (tja, secretaresse.. ;)) Zodat u deze even door kunt scrollen en ontdekt: “Hé, maar dat is handig: dáár kan Enid mij mooi mee helpen”!

Graag! Want met alle plezier bied ik optimale secretariële ondersteuning, zodat ú zich weer op uw corebusiness kunt richten! Laten we even een afspraak inplannen om te bespreken wat ik voor u/voor jullie zou kunnen betekenen. Tot snel!