14 mei 2021 Een draaiboek opzetten
N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Graag zelfs, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse*. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.
Dit kan natuurlijk van alles zijn. Een jubilaris in het zonnetje zetten, een ontbijt of lunch voor de afdeling, een teamuitje, een bedrijfsbrede presentatie of een productpresentatie, de opening van het nieuwe pand, een vergadering van de RvB met aanvullend programma, een bedrijfsfeest en nog veel meer.
Het begint met de vragen Wat? Voor wie? Wanneer? Waar? En sinds Corona ook de vraag Hoe?
De antwoorden zijn de basis voor een draaiboek(je) en vervolgens specificeer je de antwoorden steeds verder. Sinds we te maken hebben met Corona zijn er natuurlijk heel andere spelregels bij gekomen en voorlopig worden de meeste specials of evenementen digitaal gehouden.
Zo krijgt het programma steeds meer vorm en wordt het steeds duidelijker wie (en wat) er verder nodig zijn.
Het is heel eenvoudig om samen te werken met externe partijen (denk locaties, catering, entertainment, goodiebags etc.) omdat er veel wordt georganiseerd en er heel veel mogelijkheden zijn om iets moois te organiseren.
Evenementen organiseren was altijd al onderdeel van het takenpakket van de secretaresse. Tijdens mijn opleiding was dit zelfs een uitgebreide module. Sinds een jaar of 15 is – overgewaaid uit Amerika – de evenementenbranche opgekomen en een zelfstandige tak van sport geworden. Maar natuurlijk kan een secretaresse met organisatietalent heel goed zelfstandig iets bijzonders organiseren (als ze tijd en middelen krijgt).
In verschillende banen/opdrachten heb ik gemerkt dat (gek genoeg 😉) niet elke secretaresse organiseren net zo leuk vindt als ik. Dat is prima want zo kunnen we ons als secretaresse specialiseren in de richting die ons het meest aantrekt. Of dat nou HR, ICT, financiën, organiseren, communicatie, facilitaire zaken of notuleren is of iets anders.
Wel moet ik bekennen: op mijn lijstje staat nog een actiepunt dat ik een beetje voor me uit heb geschoven. (Maar dat komt alleen maar omdat ik zoveel plezier heb in zelf een draaiboek of handboek opzetten in Word en Excel.) To do: me meer gaan verdiepen in de softwarematige mogelijkheden voor draaiboeken. Er gaat vast weer een heel nieuwe wereld voor me open.
*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.