Enid Siombos
-1
archive,author,author-enid,author-2,bridge-core-1.0.4,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-18.0.8,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,qode_advanced_footer_responsive_1000,wpb-js-composer js-comp-ver-6.2.0,vc_responsive
 

Auteur: Enid Siombos

N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Erg leuk, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.

Maar wat ik makkelijk vind én erg leuk om te doen, is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Dus leek dit me wel een mooi onderwerp voor een nieuwe column. En natuurlijk kun je bij mij terecht als je een draaiboek of handboek nodig hebt en er zelf niet helemaal uit komt of er geen tijd voor hebt. (Of een handboek hebt dat bijgewerkt moet worden.)

#Draaiboek #Handboek #leukeklussen! #secretaressewerk

N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Graag zelfs, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse*. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.

Dit kan natuurlijk van alles zijn. Een jubilaris in het zonnetje zetten, een ontbijt of lunch voor de afdeling, een teamuitje, een bedrijfsbrede presentatie of een productpresentatie, de opening van het nieuwe pand, een vergadering van de RvB met aanvullend programma, een bedrijfsfeest en nog veel meer.

Het begint met de vragen Wat? Voor wie? Wanneer? Waar? En sinds Corona ook de vraag Hoe?

De antwoorden zijn de basis voor een draaiboek(je) en vervolgens specificeer je de antwoorden steeds verder. Sinds we te maken hebben met Corona zijn er natuurlijk heel andere spelregels bij gekomen en voorlopig worden de meeste specials of evenementen digitaal gehouden.

Zo krijgt het programma steeds meer vorm en wordt het steeds duidelijker wie (en wat) er verder nodig zijn.

Het is heel eenvoudig om samen te werken met externe partijen (denk locaties, catering, entertainment, goodiebags etc.) omdat er veel wordt georganiseerd en er heel veel mogelijkheden zijn om iets moois te organiseren.

Evenementen organiseren was altijd al onderdeel van het takenpakket van de secretaresse. Tijdens mijn opleiding was dit zelfs een uitgebreide module. Sinds een jaar of 15 is – overgewaaid uit Amerika – de evenementenbranche opgekomen en een zelfstandige tak van sport geworden. Maar natuurlijk kan een secretaresse met organisatietalent heel goed zelfstandig iets bijzonders organiseren (als ze tijd en middelen krijgt).

In verschillende banen/opdrachten heb ik gemerkt dat (gek genoeg 😉) niet elke secretaresse organiseren net zo leuk vindt als ik. Dat is prima want zo kunnen we ons als secretaresse specialiseren in de richting die ons het meest aantrekt. Of dat nou HR, ICT, financiën, organiseren, communicatie, facilitaire zaken of notuleren is of iets anders.

Wel moet ik bekennen: op mijn lijstje staat nog een actiepunt dat ik een beetje voor me uit heb geschoven. (Maar dat komt alleen maar omdat ik zoveel plezier heb in zelf een draaiboek of handboek opzetten in Word en Excel.) To do: me meer gaan verdiepen in de softwarematige mogelijkheden voor draaiboeken. Er gaat vast weer een heel nieuwe wereld voor me open.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Het heeft even geduurd, maar er staat een nieuwe column online. #Berichten schrijven zichzelf vaak; het is maar net welke nieuwtjes er zijn. Een column (of blog) is net even anders. Grappig genoeg kreeg ik na al die tijd ineens binnen een week inspiratie voor drie verschillende columns. Dus de komende weken zal ik deze posten. #Column #Blog #inspiratie #ontzorgen #proactief #arose-isarose-zeiShakespeare

Wordt vervolgd!

Wat dóet een Secretaresse* eigenlijk? Ja, ‘ontzorgen’. Jammer genoeg is ‘ontzorgen’ wat mij betreft het lelijkste woord in de Nederlandse taal. Helaas, want het is een ontzettend efficiënt woord en ik hou wel van efficiëntie.

“Als secretaresse wil ik ‘mijn’ directeur/manager ontzorgen.” Lees dit en iedereen weet wat er wordt bedoeld. “Ik ben servicegericht” heeft toch een heel andere associatie. Zeker als secretaresse en vooral in Nederland. Toch; de quote “True service comes from the heart.” is van Professor Robert Wennekes, de oprichter van The International Butler Academy. Voor TIBA is het hebben van een servicegerichte instelling juist een van de succesfactoren om, op het hoogste niveau (hun marktsegment), een goede butler te zijn. Butlers ontlenen juist status aan servicegericht zijn.

‘Proactief’ dan? Ja, dát is een mooi woord. Maar “ik ben een proactieve secretaresse” zegt niet zo veel over wat die secretaresse dan dóet. Terwijl, bijvoorbeeld, elke ervaren secretaresse weet: vanaf ongeveer de derde week van november begin je aan de planning voor het komende jaar. Zo bouw je het frame op waardoor je proactief kunt zijn. Je plant alle vaste vergaderingen en grote meetings in voor het komende jaar. Dat is de structuur waaraan je alle kleinere vergaderingen, jaargesprekken, bila’s en andere afspraken kunt hangen. Doordat alle reguliere vergaderingen en afspraken nu vastliggen kun je proactief werken. Je weet wanneer je zaken moet opstarten, je weet wanneer je druk bent met vaste taken. Je wordt niet compleet overvallen door ad-hoc klussen omdat je door je planning weet waar je ruimte kunt maken om ze af te handelen. En omdat je weet welke vergaderingen/evenementen/gebeurtenissen er aan komen, kun je op rustige momenten alvast informatie en stukken bij elkaar zoeken of opstellen. Of juist alvast andere klussen oppakken.

Angelique Branjes zegt het mooi in haar column op SecretaresseNet: “De proactieve secretaresse. Dat is zo vanzelfsprekend dat het bijna een pleonasme is. Vooruitdenken en alvast actie ondernemen, anticiperen op situaties, aan details denken waar nog niemand aan gedacht heeft… Proactief zijn is onze tweede natuur.”

Het is me wel helder: hoewel ik ‘ontzorg’ (jakkes), is ‘een proactieve secretaresse’ dat wat ik ben.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Het afgelopen half jaar heb ik de managementassistente van Herbert Steenberg vervangen bij ProRail. Nu is zij terug van haar verlof en heb ik afscheid genomen. Ondanks alles rondom Corona was het een warm afscheid, precies zoals ik de ProRail en de mensen daar heb leren kennen. Als kers op de taart heeft Herbert Steenberg mij een mooie aanbeveling meegegeven waar ik erg blij mee ben:

“Enid heeft mij een half jaar als interim-managementassistente ondersteund. Ik heb Enid leren kennen als een prettig persoon om mee samen te werken, leergierige en zij was snel ingewerkt. Zij is enthousiast, vrolijk en houdt van uitdagingen.” Herbert Steenberg, Manager Inkoopinnovatie & Contractsupport, Procurement, ProRail BV

Vorige week was er een webinar over het verschil tussen Extraverten en Introverten op de werkvloer (‘Als Extravert samenwerken met Introverten’). Deze werd gegeven door Marloes Bouwmeester van De Succesvolle Introvert. Mooi dat ik kon aansluiten, want het was echt interessant. De groep die deelnam was natuurlijk een mix van introvert en extravert en dat bleek ook duidelijk. Een gevalletje van ‘learning on the job’ dus, erg leuk.

Van alles wat werd besproken is dit mijn persoonlijke top 3:

  • Introvert staat níet gelijk aan verlegen.
  • Extraverten vormen hun mening of idee al pratendeweg. Introverten informeren zich eerst, formuleren dan hun mening of idee en komen er dán mee naar buiten. (Die ene collega die altijd zo stil is tijdens de meeting en achteraf met ideeën komt ;))
  • Extraverten halen hun energie uit groepen mensen en drukte, Introverten genieten van gezelligheid en moeten daarna rustig (vaak alleen) weer energie opladen.

Een interessante artikel hierover door Marloes Bouwmeester vind je hier: https://desuccesvolleintrovert.nl/10-misverstanden-rond-introvertheid/

Eigenlijk denk ik dat een dergelijke webinar interessant is voor alle leidinggevenden. Om zo (nog) meer inzicht te krijgen in de kracht van hun team. Wat denk jij? #Introvert #Extravert #Kantoorleven

Wie mij wat langer volgt kent het concept van mijn Insider Tips. “Soms vind ik tijdens mijn werk onverwacht een pareltje: een dienst of product of geweldige (vergader)locatie waar ik zó enthousiast over ben dat ik deze met de héle wereld wil delen.” Deze tips en vondsten worden níet gesponsord, het gaat hier om mijn persoonlijke smaak.  Een nieuwe Insider Tip vinden geeft mij altijd veel energie. Ze brengen me op bijzondere plaatsten en ze brengen me in contact met erg leuke en enthousiaste mensen. En misschien helpt mijn tip jou nou net aan dat wat je zocht…. Win-win dus! Zelfs in 2020 waren er pareltjes te vinden. Nieuwe Insider Tips die een mooie aanvulling zijn op eerdere vondsten. Mijn eerdere Tips blijven relevant, want ook zij ontwikkelen zich met de tijd mee.

De Insider Tips van 2020:

  1. Landgoed De Horst in Driebergen-Rijssenburg. Een aanrader. Een bijzondere en inspirerende (vergader)locatie voor meetings of een meerdaagse van jóuw bedrijf/organisatie en een van twee locaties van trainingsinstituut De Baak. Lees hier meer.
  2. De heerlijke én megapraktische Brievenbustaarten(!) van Bakkerij Margriet in Gorinchem. De oorsprong ervan is een gewéldig verhaal, dat een klein familiebedrijf zo’n fenomeen kan worden – zeker in deze tijd – vind ik fantastisch en dat ze een ambachtelijke bakkerij zijn proef je! Zoek je een traktatie voor alle thuiswerkende collega’s? Of juist voor die collega die iets te vieren heeft? Kijk eerst even hier.

Als freelance secretaresse ben ik natuurlijk ‘gewoon’ secretaresse, managementassistent, projectondersteuner of PA, maar dan bij meerdere bedrijven. Het werk is in grote lijnen gelijk, maar de nadruk ligt overal net even op andere taken (leuk!). Én op andere software (leuke uitdaging!). Afgelopen jaar kreeg ik de kans enkele trainingen te volgen, dus: gaan!

  • In mei de start met twee privélessen; eerst MailChimp en vervolgens WordPress. Inverband met Corona kwamen de lessen in de vorm van webinars. Een heel nieuwe ervaring – toen – maar alles was príma geregeld en Sjoerd van Heummen (@WeLoveTraffic) is een goede docent die héél veel weet. Fijn om nu zoveel beter met MailChimp en WordPress overweg te kunnen. Een ontzettend positieve start van mijn ‘leerjaar’.
  • Begin juli iets heel anders: een barista-workshop Latte Art op locatie, bij de International Tea & Coffee Academy. Absoluut Corona-proof opgezet én voor mij erg fijn om de deur weer eens uit te komen. Een ontzettend leuke praktijkles die werd gegeven door een enthousiaste koffie-fanaat. Nóg meer geleerd over koffie en het koffie-vak, mooie dingen gezien en fijne koffie geproefd. Een tópdag.
  • November: een interessante training Sales-via-LinkedIn door LinkedIn-specialist Judith de Pagter. Gelukkig lekker op locatie na zoveel maanden vanuit huis werken. Een erg goed verzorgde training op een fijne plek die helemaal Corona-proof is. Na een gezellige middag vol informatie (en inspiratie), weer opgeladen naar huis. Geweldig!
  • December: een bijzondere afsluiting van mijn ‘leerjaar’: de Trendlezing ‘Nothing New, Everything New’ door Anne Marie Commandeur. Met oog voor detail georganiseerd door BNS Crisp. Een interessante lezing+ op wéér een bijzondere locatie: het ETC Design Center Europe in Culemborg. Heel fijn om daar weer eens te zijn want dat was al even geleden; nog tijdens mijn opdracht bij Elements of Interior.

2020 was een extreem jaar. Hoe positief dat er toch ook mooie dingen te leren waren. 😊 Welke waren dat voor jou?

I.v.m. de jaarafsluiting van 2020 voor mijn bedrijf had mijn boekhouder enkele vragen voor mij. Daardoor moest ik even nadenken over afgelopen jaar en kwam ik tot de conclusie dat het (voor ons allemaal) niet alleen maar een moeilijk, spannend en verdrietig jaar was door Corona en alle Corona-maatregelen. Er waren absoluut ook lichtpuntjes en mooie momenten. Die zijn voor iedereen verschillend. En ze blijven ook niet altijd hangen. Daarom, voor de balans – én met dank aan mijn boekhouder 😊 – een klein overzicht van de positieve punten voor mij en mijn bedrijf, in drie #Berichten. Dit is deel I.

  • Leuke opdrachten die de hele range aan secretariaatswerkzaamheden bestrijken (lees ook even het #Bericht van 2 april jl.). Juist dit maakt voor mij freelance werken zo leuk. Daardoor had ik ook contact met vrienden, mijn netwerk, nieuwe mensen en oud-collega’s. (Gelukkig niet alleen digitaal, want hoe handig dat ook is; energie komt van elkaar in het echt ontmoeten. Gelukkig kan dat ook Corona-proof.)
  • Trainingen/workshops en een interessante lezing.
  • Mooie, interessante en leuke diensten & producten die ik tegenkwam, die weer inspiratie gaven voor nieuwe Insider Tips en #Berichten. En bezig zijn met Insider Tips geeft mij altijd veel energie. Ze brengen me leuke contacten met bevlogen mensen én tips die ik heel graag deel met jullie. Want hiermee kan ik jou misschien helpen omdat je net op zoek bent naar…