Enid Siombos
-1
archive,author,author-enid,author-2,bridge-core-1.0.4,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-theme-ver-18.0.8,qode-theme-bridge,disabled_footer_bottom,qode_advanced_footer_responsive_1000,wpb-js-composer js-comp-ver-6.2.0,vc_responsive
 

Auteur: Enid Siombos

Als freelancer werk je een poos(je) samen met leuke mensen waar je ook weer afscheid van moet nemen. En dan zie je ze ineens niet of nauwelijks meer. Dus leek een kerstkaart me een leuke manier om contact te houden. En de kerstkaart die Astrid voor mij heeft ontworpen heeft een ‘catch’: een linkje naar een exclusief kerstfilmpje. Kun je je het filmpje van vorig jaar nog herinneren? Binnenkort vind je dát filmpje tijdelijk op mijn website. Even, tot de kerstkaarten voor dit jaar weer op de post gaan. En het filmpje voor déze Kerst? Daar zijn Astrid en ik vanavond aan begonnen. Zó leuk om te doen!

Sneak Preview Kerstfilmpje 2021

Via via kwam er een geweldig leuke kans voorbij: tijdelijk parttime invallen op het secretariaat van InterExcellent in Baarn tot ze weer op sterkte zijn. Dit is echt een heel leuke klus! Samenwerken met fijne, gedreven mensen die ontzettend goed zijn in hun vak, een professionele en gezellige collega om het secretariaat mee te runnen en enorm leuke werkzaamheden in een prettige werkomgeving. Live is sweet.

Het afgelopen half jaar was bijzonder want ik was een van de gelukkigen die het gelukt is een huis te kopen. En zo lag de nadruk een aantal maanden op heel andere zaken: klussen, verbouwen en verhuizen. Het was schakelen met makelaars, de notaris en aannemers. Het ging over mooi behang uitzoeken en bijpassende verf. (Waar anders dan bij De Heksenbal in Hilversum; wie mij volgt kent deze naam!) En over dozen in- en weer uitpakken. Vooral veel dozen in- en uitpakken! Die dozen zijn nog niet allemaal leeg en ook nog niet alle verf is gebruikt, maar er komt langzamerhand weer een lijn in het geheel. Waardoor de focus weer terug is bij mijn bedrijf! Tijd voor leuke nieuwe plannen (denk Kerstkaart en filmpje!) en tijd voor een mooie, nieuwe opdracht. Misschien bij jou? #Blij #Backtobusiness #Letsgo!

N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Erg leuk, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.

Maar wat ik makkelijk vind én erg leuk om te doen, is niet voor iedereen vanzelfsprekend. Dus leek dit me wel een mooi onderwerp voor een nieuwe column. En natuurlijk kun je bij mij terecht als je een draaiboek of handboek nodig hebt en er zelf niet helemaal uit komt of er geen tijd voor hebt. (Of een handboek hebt dat bijgewerkt moet worden.)

#Draaiboek #Handboek #leukeklussen! #secretaressewerk

N.a.v. een topic in een digitaal secretaresseforum werd me om hulp gevraagd bij het opzetten van een draaiboek. Graag zelfs, want opzetten van draaiboeken en handboeken vind ik een van de leukste taken van een secretaresse*. Ook omdat dat draaiboek natuurlijk een evenement of special tot leven brengt.

Dit kan natuurlijk van alles zijn. Een jubilaris in het zonnetje zetten, een ontbijt of lunch voor de afdeling, een teamuitje, een bedrijfsbrede presentatie of een productpresentatie, de opening van het nieuwe pand, een vergadering van de RvB met aanvullend programma, een bedrijfsfeest en nog veel meer.

Het begint met de vragen Wat? Voor wie? Wanneer? Waar? En sinds Corona ook de vraag Hoe?

De antwoorden zijn de basis voor een draaiboek(je) en vervolgens specificeer je de antwoorden steeds verder. Sinds we te maken hebben met Corona zijn er natuurlijk heel andere spelregels bij gekomen en voorlopig worden de meeste specials of evenementen digitaal gehouden.

Zo krijgt het programma steeds meer vorm en wordt het steeds duidelijker wie (en wat) er verder nodig zijn.

Het is heel eenvoudig om samen te werken met externe partijen (denk locaties, catering, entertainment, goodiebags etc.) omdat er veel wordt georganiseerd en er heel veel mogelijkheden zijn om iets moois te organiseren.

Evenementen organiseren was altijd al onderdeel van het takenpakket van de secretaresse. Tijdens mijn opleiding was dit zelfs een uitgebreide module. Sinds een jaar of 15 is – overgewaaid uit Amerika – de evenementenbranche opgekomen en een zelfstandige tak van sport geworden. Maar natuurlijk kan een secretaresse met organisatietalent heel goed zelfstandig iets bijzonders organiseren (als ze tijd en middelen krijgt).

In verschillende banen/opdrachten heb ik gemerkt dat (gek genoeg 😉) niet elke secretaresse organiseren net zo leuk vindt als ik. Dat is prima want zo kunnen we ons als secretaresse specialiseren in de richting die ons het meest aantrekt. Of dat nou HR, ICT, financiën, organiseren, communicatie, facilitaire zaken of notuleren is of iets anders.

Wel moet ik bekennen: op mijn lijstje staat nog een actiepunt dat ik een beetje voor me uit heb geschoven. (Maar dat komt alleen maar omdat ik zoveel plezier heb in zelf een draaiboek of handboek opzetten in Word en Excel.) To do: me meer gaan verdiepen in de softwarematige mogelijkheden voor draaiboeken. Er gaat vast weer een heel nieuwe wereld voor me open.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Het heeft even geduurd, maar er staat een nieuwe column online. #Berichten schrijven zichzelf vaak; het is maar net welke nieuwtjes er zijn. Een column (of blog) is net even anders. Grappig genoeg kreeg ik na al die tijd ineens binnen een week inspiratie voor drie verschillende columns. Dus de komende weken zal ik deze posten. #Column #Blog #inspiratie #ontzorgen #proactief #arose-isarose-zeiShakespeare

Wordt vervolgd!

Wat dóet een Secretaresse* eigenlijk? Ja, ‘ontzorgen’. Jammer genoeg is ‘ontzorgen’ wat mij betreft het lelijkste woord in de Nederlandse taal. Helaas, want het is een ontzettend efficiënt woord en ik hou wel van efficiëntie.

“Als secretaresse wil ik ‘mijn’ directeur/manager ontzorgen.” Lees dit en iedereen weet wat er wordt bedoeld. “Ik ben servicegericht” heeft toch een heel andere associatie. Zeker als secretaresse en vooral in Nederland. Toch; de quote “True service comes from the heart.” is van Professor Robert Wennekes, de oprichter van The International Butler Academy. Voor TIBA is het hebben van een servicegerichte instelling juist een van de succesfactoren om, op het hoogste niveau (hun marktsegment), een goede butler te zijn. Butlers ontlenen juist status aan servicegericht zijn.

‘Proactief’ dan? Ja, dát is een mooi woord. Maar “ik ben een proactieve secretaresse” zegt niet zo veel over wat die secretaresse dan dóet. Terwijl, bijvoorbeeld, elke ervaren secretaresse weet: vanaf ongeveer de derde week van november begin je aan de planning voor het komende jaar. Zo bouw je het frame op waardoor je proactief kunt zijn. Je plant alle vaste vergaderingen en grote meetings in voor het komende jaar. Dat is de structuur waaraan je alle kleinere vergaderingen, jaargesprekken, bila’s en andere afspraken kunt hangen. Doordat alle reguliere vergaderingen en afspraken nu vastliggen kun je proactief werken. Je weet wanneer je zaken moet opstarten, je weet wanneer je druk bent met vaste taken. Je wordt niet compleet overvallen door ad-hoc klussen omdat je door je planning weet waar je ruimte kunt maken om ze af te handelen. En omdat je weet welke vergaderingen/evenementen/gebeurtenissen er aan komen, kun je op rustige momenten alvast informatie en stukken bij elkaar zoeken of opstellen. Of juist alvast andere klussen oppakken.

Angelique Branjes zegt het mooi in haar column op SecretaresseNet: “De proactieve secretaresse. Dat is zo vanzelfsprekend dat het bijna een pleonasme is. Vooruitdenken en alvast actie ondernemen, anticiperen op situaties, aan details denken waar nog niemand aan gedacht heeft… Proactief zijn is onze tweede natuur.”

Het is me wel helder: hoewel ik ‘ontzorg’ (jakkes), is ‘een proactieve secretaresse’ dat wat ik ben.

*lees: Directiesecretaresse/Managementassistant/Executive Assistant/PA/Assistant to ….. etc.

Het afgelopen half jaar heb ik de managementassistente van Herbert Steenberg vervangen bij ProRail. Nu is zij terug van haar verlof en heb ik afscheid genomen. Ondanks alles rondom Corona was het een warm afscheid, precies zoals ik de ProRail en de mensen daar heb leren kennen. Als kers op de taart heeft Herbert Steenberg mij een mooie aanbeveling meegegeven waar ik erg blij mee ben:

“Enid heeft mij een half jaar als interim-managementassistente ondersteund. Ik heb Enid leren kennen als een prettig persoon om mee samen te werken, leergierige en zij was snel ingewerkt. Zij is enthousiast, vrolijk en houdt van uitdagingen.” Herbert Steenberg, Manager Inkoopinnovatie & Contractsupport, Procurement, ProRail BV

Vorige week was er een webinar over het verschil tussen Extraverten en Introverten op de werkvloer (‘Als Extravert samenwerken met Introverten’). Deze werd gegeven door Marloes Bouwmeester van De Succesvolle Introvert. Mooi dat ik kon aansluiten, want het was echt interessant. De groep die deelnam was natuurlijk een mix van introvert en extravert en dat bleek ook duidelijk. Een gevalletje van ‘learning on the job’ dus, erg leuk.

Van alles wat werd besproken is dit mijn persoonlijke top 3:

  • Introvert staat níet gelijk aan verlegen.
  • Extraverten vormen hun mening of idee al pratendeweg. Introverten informeren zich eerst, formuleren dan hun mening of idee en komen er dán mee naar buiten. (Die ene collega die altijd zo stil is tijdens de meeting en achteraf met ideeën komt ;))
  • Extraverten halen hun energie uit groepen mensen en drukte, Introverten genieten van gezelligheid en moeten daarna rustig (vaak alleen) weer energie opladen.

Een interessante artikel hierover door Marloes Bouwmeester vind je hier: https://desuccesvolleintrovert.nl/10-misverstanden-rond-introvertheid/

Eigenlijk denk ik dat een dergelijke webinar interessant is voor alle leidinggevenden. Om zo (nog) meer inzicht te krijgen in de kracht van hun team. Wat denk jij? #Introvert #Extravert #Kantoorleven