29 jul Een Secretariaatshandboek opzetten (werkprocessen vastleggen).
290725 – Als ik in een nieuwe opdracht start wil ik graag z.s.m. up-and-running zijn. Deels is dat natuurlijk ook inherent aan ZZP’er zijn: zo snel mogelijk kunnen helpen zonder dat er een (lange) inwerkperiode nodig is. Soms is er een handboek en dat maakt de start veel eenvoudiger; dan is het eenvoudigweg ‘plug-&-play’. Soms is het handboek wat verouderd omdat de collega die het werk normaal gesproken doet natuurlijk helemaal ingewerkt is en het handboek niet meer nodig heeft. Soms is er qua handboek alleen de absolute basis of is er geen handboek. Dat maakt natuurlijk niet uit, inwerken lukt uiteraard ook zonder. En een van de dingen die mij helpen bij het inwerken is meeschrijven als er zaken worden uitgelegd of als mijn vragen worden beantwoord. Dit kan natuurlijk in Word of Excell of een andere app, zelf vind ik OneNote ontzettend handig omdat je daar lekker veel tabjes en onderverdelingen kunt maken en o.a. ook schema’s, tabellen en linkjes kunt invoegen.
En zo ontstaat er eigenlijk vanzelf een handboek (of een bijgewerkte versie van de basis die er al lag). Met een inhoudsopgave, een onderverdeling op onderwerp en de aandachtspunten op alfabetische volgorde (omdat dat, als je nieuw bent, vaak de meeste eenvoudige manier van zoeken is).
Soms wordt er een beetje verbaasd gereageerd op mijn vraag of er een wekproces of een handboek is. Of op mijn opmerking dat ik begonnen ben met het opzetten ervan. Simpelweg omdat niet iedereen beseft dat je ook op een secretariaat (jaarlijks) terugkerende werkzaamheden en routines hebt. Of dat informatie en gegevens kunnen worden gebundeld om informatie snel terug te vinden als er iets nodig is. Het gaat om informatie die kan helpen een jaarplanning op te zetten. Of om even heel snel de monteur te bellen als de koffiemachine of vaatwasser het niet meer doet, en alles daar tussenin.
Als mijn opdracht afloopt vind ik het heel fijn als ik een goede overdracht kan doen. Of iets kan achterlaten waar de nieuwe collega vlot mee aan de slag kan. Een goede overdracht is voor mij een mooie afronding van mijn opdracht.. En als ik een goed of helemaal bijgewerkt handboek kan achterlaten dan zie ik dat als een soort van ‘afscheidscadeautje’ aan mijn klant/opdrachtgever. Als bedankje voor de opdracht.
De meeste assistentes en ondersteuners zullen werkprocessen hebben vastgelegd in welke vorm dan ook en bovenstaande uitleg is dan ook niets nieuws. Maar ben je aan het nadenken over het gaan vastleggen van werkprocessen en kun je wel wat hulp gebruiken? Of vind je bovenstaande richtlijnen te summier om zelf een goed handboek op te zetten? Of wil je dat ik eens meekijk? Bel of mail me gerust want ik denk echt graag met je mee! Niks zo leuk als een goed werkboek opzetten 🙂