15 jan Trip down memory lane…. over vergaderstukken: van postkamer naar pixels.
Vrijdagmiddag, tijd om de vergaderstukken voor komende week uit te sturen.
En terwijl ik het linkje naar het Teamskanaal waar de stukken staan in de mail plak en het mailtje verstuur, ben ik ineens 18 jaar terug in de tijd… Zo vaak heb ik dit al gedaan, maar toen ging het net even anders.
Tóen was ik soms een week lang bezig stukken te verzamelen bij collega’s, deze te nummeren en in het juiste mapje op te slaan. Vervolgens printen – álle stukken in veelvoud – en nietjes erin. En dán gesorteerd in stapeltjes op de grote tafel in het kantoor van de CEO. Om daarna rondjes te lopen om de tafel om setjes te maken. Acht, tien of soms tot zestien vergadersetjes op stapeltjes. Tenslotte L-mapjes eromheen en in de postbakjes van de collega’s.
Er was ook verschil in vergaderingen. Stukken voor MT-vergaderingen, dat ging meestal zoals je hierboven leest. Maar Directeuren of een Raad van Commissarissen, dat vroeg vaak om een stapje extra service; een persoonlijk tintje. (Dat vraagt om oog voor detail en een persoonlijke touch, wat mijn werk leuk maakt.) Een plastic mapje in een speciale kleur. Of een snelhechter. Perforeren in plaats van nieten. En tabbladen, blanco of juist met de agendapunten erop geschreven. Tenslotte alles in dichtgeplakte enveloppen – want vertrouwelijk – en een geprínt etiket erop met de naam van de ontvanger.
Was ‘mijn’ directeur nog op kantoor dan kon ik hem zijn setje overhandigen. Anders ging de envelop in een afgesloten kast waarvan alleen hij en ik de sleutel hadden. Voor de commissarissen, die door het hele land verspreid woonden, gingen de enveloppen naar de postkamer. Of met een koerier mee. En die moest ruim van tevoren worden geregeld. De koerier had ook altijd een strakke deadline, daar moest je rekening mee houden met het maken van de vergadersets. Dat betekende soms écht collega’s najagen om vergaderstukken op tijd aan te leveren!
Een aantal keer belde ik met de chauffeur van een commissaris om af te spreken hoe laat hij de stukken zou komen ophalen. En dan – zo stelde ik me voor – reden de stukken, helemaal alleen op de achterbank, dwars door het land naar het huis van die commissaris, waar de chauffeur de dikke envelop op een groot houten bureau zou neerleggen….
Hoe gaat dit nu, in 2025-2026? Meestal met Microsoft Teams.
De meeste collega’s houden zich netjes aan de deadlines. Ze mailen mij hun agendapunten door of zetten deze zelf in de conceptagenda in het Teams-kanaal en slaan de bijlagen op de juiste plek op. Ik controleer of alles compleet is, finetune de vergaderagenda en voeg eventueel linkjes toe naar de bijlagen. Dan een berichtje in Teams, iedereen taggen en voor de zekerheid toch nog even een mailtje erachteraan met een linkje naar de stukken. En klaar alweer.
En in de toekomst dan, als AI-tools voor kantoor verder zijn ontwikkeld?
Ik ben nú al benieuwd hoe dit zich de komende jaren verder ontwikkelt met alle nieuwe AI-tools die worden bedacht! Hoe ontvangen collega’s over een jaar of 5 hun vergaderstukken? En heb ík daar dan nog werk aan? Of zorgt AI er dan voor dat, naast de digitalisering van vergaderstukken, het werkproces volledig is geautomatiseerd? Stuurt AI mij dan uit zichzelf op afgesproken data een linkje naar een mapje waar AI conceptstukken heeft opgeslagen, met de vraag alles even na te kijken?
Tot nu toe is mijn vak – support professional – altijd in beweging geweest en is het er elke keer leuker en interessanter op geworden. Ik ben echt héél nieuwsgierig en kijk ernaar uit mee te maken hoe deze nieuwe tool gaat helpen (mijn) persoonlijke en servicegerichte ondersteuning naar een nog hoger plan te tillen!